18新利最新登入无纸化家庭办公室工作如何

纸可以快速堆积在一个家庭办公室。有很多方法可以减少纸堆。看到更多的家庭办公室装饰图片。”width=
纸可以快速堆积在一个家庭办公室。有很多方法可以减少纸堆。看到更多的家庭办公室装饰图片。
摄影师:汉斯约阿希姆Roy |机构:Dreamstime

开始工作在一个家庭办公室,在你知道它之前,纸栈都建立在每一个角落,除非你从一开始就致力于一个无纸化办公。不幸的是,对于大多数人来说,一个无纸办公室比现实的想法。

一旦不平衡堆纸或溃决客户指出花太多时间去寻找在一次电话会议上,实现无纸化办公的概念成为一个多传递思想。面对它。纸已经爬进你的办公室,一个家,并计划留下来,直到你开发无纸化系统去追逐它。

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这意味着你需要控制,到电子系统中,如数据管理、文档管理和无纸化软件——一般来说,找出无纸化家庭办公室工作,以及如何做一个为你工作。18新利最新登入一步一个脚印,并且这个过程比你想的要容易得多。本文将向您展示步骤开始,技术可以帮助和18新利最新登入想法无纸化管理文档。

你永远不会有一个完全无纸化办公,因为一些文件,比如行为,公证文件或收据,需要保存的法律、财务或税务方面的原因。但是你可以清除一切。除了释放空间和清理杂物,你会发现很多其他好处让你的办公室更无纸:

  • 更高效的——保存那些你花10分钟摸索通过纸在电话通过点击一个计算机文件。
  • 更经济——节省文件、文件柜、打印机墨水和纸张本身。
  • 更容易获得信息18luck手机登录——别担心服用10磅的报告和笔记在城市另一头的一个外地旅行或一个客户会议。你可以找到你需要的信息从你的电脑,与合作18luck手机登录者分享材料或客户通过电子邮件或电子传真。
  • 更安全的信息18luck手机登录——保密材料安全地锁在只有您可以访问的电子文件。你也不用担心纸张成为损坏。
  • 更环保——帮助减少每年产生的纸。的美国森林和纸协会估计,典型的业务生成每人每天1.7磅的材料,大部分高档可回收的纸。

如果你准备好了,让我们来看看如何开始的道路上无纸化。18新利最新登入进入下一个页面找到。

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实现无纸化办公

如果你搬到一个无纸化家庭办公室,专家建议采取一步一个脚印的过程。如果你试图做太多的改变,你可能会感到不知所措和摊位上实现无纸化办公。认识到它是一个持续的过程,需要无纸化解决方案和文档管理系统。但这不会发生。你计划去无纸化考虑这些问题:

  1. 什么纸可以回收,因为你不需要它了吗?旧杂志,过时的营销材料,广泛的笔记,完成项目,文件从以前的客户和15年前的工作样本可能永远离开你的家庭办公室。一旦他们消失了,剩下的纸进行评估,确保你仍然需要它。如果不是,将其发送到回收站或碎纸机。移动临时纸,像音符你在电话,尽快出了门。摄影师:Dusko Miljanic |机构:Dreamstime为了消除纸滑行,注册网上银行。
  2. 什么纸能转向无纸化的点击一个按钮通过互联网?你可以消除检查,效用和信用卡账单,银行和投资报表通过使用你的电脑报表和电子支付账单。尽可能多的这些功能你可以转移到电子。小心,然而,继续监控账户18新利最新登入和你一样经常在纸上以避免意外。
  3. 电子纸你能处理什么?准备发票和文件在您的计算机上,通过电子邮件或电子传真给他们。使用个人财务或会计软件来处理电子业务的财务状况。使在线会议安排和确认。和认为你多么需要材料18新利最新登入之前在纸上打印出来。
  4. 18新利最新登入你怎么能将输入的数字呢?扫描并存储名片,客户信息,图表和建议作为电子文件,比如pdf文档。18luck手机登录如果你的客户同意,签署文件合同,扫描并通过电子传真发送回去。你需要决定如何处理纸记录已经存在。18新利最新登入回到你想走多远扫描这些文件吗?
  5. 18新利最新登入你将如何处理数据管理?你可以消除纸,但你不能消除信息。18luck手机登录没有纸,你仍然需要存储和查找文件,发送的信息,一些信息保密,并确保你有超过一份重要的文件。18luck手机登录为了实现这一点,你需要一个安全的电子文件系统,一个简单的申请程序,定期备份过程,软件和硬件,使这一切发生。

接下来,让我们看一下技术,可以使你的家更无纸化办公。

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无纸化技术

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通过使用光盘备份电子记录。
摄影师:Yevgen Timaskov |机构:Dreamstime

许多公司提供无纸化技术,可以帮助你驯服的纸怪物即将无纸化的家庭办公室。虽然许多数据管理、文档管理和其他无纸化系统适合大公司有更大的预算,你可以找到无纸化系统为您的家庭办公室工作规模较小。我们会在文档管理在下一页,但是让我们考虑其他技术。

  • 最基本的毫无疑问,你已经与互联网连接的电脑,你需要电子银行,电子邮件和其他功能。你可能也有一个打印机,您可以使用它来创建PDF文档存储在您的硬盘驱动器,偶尔打印在纸上。你可以节省纸张的打印机打印一张两侧。
  • 扫描仪——一个扫描器,可以从文件创建数字图像,拯救他们作为电子pdf文件,然后将它们存储在您的计算机上或通过电子邮件与他人分享或磁盘上。如果你不已经有一个扫描仪,你想买一个来减少纸。
  • 智能手机——智能手机像黑莓或iPhone结合手机和个人数字助理(PDA)的能力。你可以用它来拍照和储存笔记,阅读和发送电子邮件和更多。你将能够消除一些纸,使用一个电子通讯录和保持联系。
  • 数据备份——现在重要的信息存储在你的电脑,你18luck手机登录不能失去数据如果你的电脑崩溃。除非你很多商店,CD或USB闪存驱动器可能足以支持数据定期从你的电脑。CDR(可刻录一次)持有大约700字节的数据,虽然有些闪存可以存储多达2 g。你要设置一个定期备份时间表,可能一周一次,所以你别忘了做。
  • 安全解决方案——不要忽视需要保护你的信息从网络窃贼病毒保护软件和防火墙,一个程序或硬件设备,用于过18luck手机登录滤信息通过互联网连接到您的私有网络。
  • 电子传真——电子传真纸传真的过程,消除了传统传真机的必要性。通过签约的公司提供这种服务,你可以通过电子邮件发送和接收传真直接从您的计算机或网络。传入传真从传统机器转换为数字图像和发送到接收方的电子邮件箱。
  • 其他选项——技术总是推动简化无纸化的办公室。这样一个可考虑的选择是技术NeatShoeBox扫描文件收据和名片,把关键信息,然后出口数据应用加快和Microsoft Excel和前景。18luck手机登录

让我们接下来看看无纸化文档管理和处理的纸,你不能消除你的家庭办公室。

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无纸化文档管理

创建一个家庭办公室用更少的纸比看起来要容易得多。”width=
创建一个家庭办公室用更少的纸比看起来要容易得多。
摄影师:Dreamstime |机构:Dreamstime

文档管理系统的一个重要组成部分是一个无纸化家庭办公室。像纸、数字或电子文件需要存储,这样他们就可以被检索和使用。一个有效的无纸化办公,你需要一个系统来管理这些必要的文件。

18新利最新登入但是,没有可以完全无纸化办公。一些文件必须保持在纸上意味着你的办公室只能无纸。和很多人保持更舒适使用纸做的一些工作。所以任何你放在一起的文档管理系统来管理电子和纸的混合的“纸”办公室。

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作为大公司的设计,文档管理系统把纸变成数字图像为pdf文档可以存储电子,与一些软件、搜索或编辑。这些系统还可以提高电子文件,检索和获取信息,他们可能会非常昂贵。18luck手机登录

18新利最新登入然而,在其最简单的,一个文档管理系统由一个扫描仪和软件将文件转换成pdf文档。你可以得到更便宜的软件使pdf搜索和编辑。这里有几个选项:

  • 从ABBYY PDF转换器专业版(仅供个人电脑;100美元以下)将允许您创建pdf和图像转换为可搜索文件。
  • 从Adobe Acrobat专业8.0 (PC或Mac。约400美元)创建PDF文件,自动识别文本和光学字符识别(OCR)可以保存编辑PDF文件到Microsoft Word等项目。
  • NeatShoeBox(仅供个人电脑;约200美元)扫描文件收据和名片,脱下关键信息,然后出口的数据应用,如加快和Microsoft Excel和前景。18luck手机登录

你需要开发自己的系统来管理电子文件。这里有一些建议:

  1. 创建一个在线文件系统作为纸你会在一个文件柜。使用文件和文档的名称将会容易找到并记住。
  2. 使用“打印到文件”选项保存电子文档以外,如电子邮件或在线报表,正确的电子文件。
  3. 定期备份你的文件,可能至少每周、CD或USB闪存驱动器。
  4. 做一个主文件夹列表,你可以参考。
  5. 年底通过回顾你的文件。垃圾你不再需要任何,移动文件的存储(比如今年的发票)的CD和建立新的文件。

记住,你也必须保持纸张文件和杂草通过它们每年年底,尽管这些文件应该比以前小得多。这些文件包括公证文件和资料你需要准备你的税。

时可能会扫描你的收据和扔纸原件,不这样做,巴里·施泰纳说,芝加哥CPA和前国税局代理。你可能需要他们作为税务审计证据。施泰纳建议将所有账单,发票,收据和取消检查扣除相关费用后3年申报税收形式。在这一点上,他说,撕碎它们,防止身份盗窃[来源:电子邮件采访巴里·施泰纳]。

阿比盖尔Sellen和理查德•哈珀的作者无纸化办公的神话指出,没有可以完全无纸化办公。”,而不是追求理想的无纸化办公,[人们]应该努力将来,纸质和电子文档工具协同工作,“他们写的书(来源:无纸化办公的神话阿比盖尔Sellen和理查德·哈珀,麻省理工学院出版社,2001年,页21]。

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